Privacyverklaring
Laatste update: 15 december 2023
Dit is de privacyverklaring van Pontes International BV, gevestigd te Breda aan Baronielaan 4, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Breda onder nummer 55406009, Pontes International BV en haar gelieerde ondernemening, waaronder Pontes Assessment & Development, (hierna “PONTES”) is een besloten vennootschap met rechtspersoonlijkheid.
PONTES is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij hechten veel belang aan uw privacy. De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarnaast onderschrijft PONTES de NIP en NOBCO Gedragscodes. Deze gedragscodes zijn een uitwerking van de Branche- en vakspecialistenregels in het kader van professioneel handelen en ter bescherming van de omgang met persoonsgegevens van klanten. Een exemplaar van de gedragscode kunt u aanvragen bij ons.
De door u verstrekte persoonsgegevens gebruikt PONTES alleen om haar dienstverlening te optimaliseren en om u zo goed mogelijk te kunnen adviseren over haar producten en diensten. Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar voor alle onderdelen van PONTES, zodat steeds een zo afgewogen en evenwichtig mogelijk advies of dienst geleverd kan worden.
1. WELKE GEGEVENS SLAAN WE OP?
Verstrekte persoonsgegevens
De door u verstrekte persoonsgegevens gebruikt PONTES om u zo goed mogelijk te kunnen adviseren over haar producten en diensten en om contact met u te onderhouden. Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar voor alle onderdelen van de Pontes International BV, zodat steeds een zo afgewogen en evenwichtig mogelijk advies of dienst geleverd kan worden. Daarnaast worden deze gegevens gebruikt voor het onderzoeksdoelstellingen in het algemeen. Als u geen informatie over diensten en producten wilt ontvangen, dan kunt u dat kenbaar maken bij het onderdeel van de PONTES waar u klant bent.
Kandidaat gegevens
Voor de correcte uitvoering van analyses is het noodzakelijk dat PONTES tevens beschikt over persoonsgegevens van de kandidaat. Dit is niet altijd de persoon of organisatie die PONTES (online) opdracht geeft tot uitvoering van analyses.
Deze gegevens zijn de aanhef, volledige naam en emailadres. Dit is noodzakelijk voor het opstarten en uitnodigen van de kandidaat vanuit ons systeem, voor het genereren van de juiste aanhef en benaming in de rapportages, versturen van de persoonlijke rapportages naar de kandidaat. In het geval van onze (aanvullende) diensten is dit noodzakelijk zodat de coach weet wie te verwachten.
Locatiegegevens
Als dat nodig is voor de dienst, kunnen wij locatiegegevens (GPS) van u verzamelen. Hiervoor wordt op het moment zelf uw toestemming gevraagd. Tevens kunnen deze (locatie) gegevens opgeslagen en verwerkt worden door de aanbieder van bijvoorbeeld de navigatie/kaartensoftware (Google Maps), maar de gegevens kunnen ook worden gebruikt door Google zelf. Daar hebben wij geen controle over. Lees dus altijd ook de privacyverklaringen van de desbetreffende aanbieder.
Statistieken
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website, maar deze gegevens zijn altijd geanonimiseerd.
Cookies
Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestanden waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. We kunnen er ook mee zien dat u ons weer bezoekt.
Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we vragen om uw akkoord voor het gebruik van deze cookies.
U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige onderdelen van onze website werken dan niet correct.
Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Echter hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen. (Let op: deze kunnen regelmatig wijzigen).
Persoonsgegevens ten behoeve van de Employeneur App
De Employeneur App is een interactief platform die Pontes aan haar opdrachtgevers aanbiedt. De Employeneur App heeft tot doel het vergroten, het verfrissen én het verdiepen van de kennis van de medewerkers van deze opdrachtgevers. In de App zijn allerlei unieke trainingen opgenomen die mogelijk speciaal zijn ontwikkeld door en / of voor de opdrachtgever. Ook zijn er achtergrondinformatie, nieuws, tips en ervaringen te vinden. Onze dienstverlener en ontwikkelaar van Employeneur App (UQ WORKS N.V.) verwerkt in opdracht en ten behoeve van PONTES persoonsgegevens van medewerkers. De dienstverlener verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden.
PONTES verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de leeractiviteiten en verwerkt ook die gegevens die nodig zijn zodat PONTES de activiteiten kan registreren en opvolgen. Het gaat bijvoorbeeld om uw naam en e-mail adres, maar afhankelijk van de behoeften van uw werkgever ook wellicht gegevens zoals uw afdeling, functietitel en datum indiensttreding. Ook de communicatie met PONTES die u via de Employeneurs App voert als medewerker slaan wij op. Andere persoonsgegevens kunnen steeds vrijblijvend aangevuld worden, zoals bijvoorbeeld het uploaden van een profielfoto. De persoonsgegevens die PONTES doorgeeft aan UQ Works N.V. zijn de bovengenoemde gegevens. We maken uiteraard nooit misbruik van deze gegevens.
We hebben deze persoonsgegevens nodig zodat u gebruik kan maken van de Employeneurs App. De eerste keer bij het aanmelden in de Employeneurs App worden gegevens gevraagd (zoals naam, e-mailadres) die je verplicht moet invullen, zodat een persoonlijk account aangemaakt kan worden en bepaalde features in de app geactiveerd kunnen worden. In dit verband merkt PONTES op dat PONTES jouw gegevens ook op basis van een ‘gerechtvaardigd belang’ kan verwerken. Zo kan PONTES je via de app bijvoorbeeld inlichten over nieuwe, voor jou mogelijk interessante e-learnings of andere trainingen. PONTES zal dit uiteraard steeds binnen redelijke grenzen doen en nooit op een agressieve of door jou niet-gewenste wijze.
De behaalde resultaten en de activiteit binnen de app kunnen vervolgens gedeeld worden met de opdrachtgever en derhalve onderdeel uitmaken van performance gesprekken.
PONTES houdt de persoonsgegevens bij naargelang er een arbeidsovereenkomst is met u als werknemer. Na de beëindiging van deze overeenkomst zal PONTES deze gegevens niet langer dan vijf jaar bijhouden of zullen deze gegevens geanonimiseerd worden. Persoonsgegevens m.b.t. medewerkers van opdrachtgevers worden bewaard tot berichtgeving vanuit de opdrachtgever dat u niet meer in dienst bent.
2. VERANTWOORDELIJKHEID JUISTHEID PERSOONSGEGEVENS
U bent zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig verstrekken van de benodigde persoonsgegevens en wijzigingen daarin. PONTES is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit het gebruik door PONTES van deze onjuiste c.q. onvolledige persoonsgegevens. Ook blijft u zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van uw eigen email-omgeving en de bij u opgeslagen persoonsgegevens die ook door PONTES worden of zijn gebruikt.
3. AAN WIE VERSTREKKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens worden enkel aan derden verstrekt als dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van onze overeenkomst met u, of als deze gegevens nodig zijn voor de correcte werking van onze website(s) (bijv. Google Maps, aanvragen die ontvangen worden via het contactformulier, etc.). Hierbij moet u denken aan aangesloten partners van PONTES die door PONTES worden ingezet ter uitvoering van onze diensten. Deze derden zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.
Persoonlijke rapporten, zoals WO rapporten en coach dossiers, worden alleen verstrekt aan de kandidaat zelf. Deze rapporten worden als PDF-bestand naar het persoonlijk emailadres van de kandidaat verzonden. Ook als de opdrachtgever van PONTES niet de kandidaat is. PONTES zal persoonlijke rapporten nooit met derden (waaronder in dit geval ook de opdrachtgever) delen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de kandidaat zelf.
4. WAAR SLAAN WE PERSOONSGEGEVENS OP?
Persoonlijke gegevens slaan we op in een beveiligde database bij onze hostingpartij in Nederland. Onze hostingpartij beschikt over de juiste certificaten die een veilige opslag van gegevens garanderen. In een aantal gevallen delen we persoonsgegevens met onze partners (zie hiervoor). In alle gevallen is dit enkel en alleen ter ondersteuning van onze eigen diensten. Wij werken alleen maar samen met bedrijven die voldoen aan de Europese privacywetgeving, of ze nu in Europa zijn gebaseerd of niet, en die te kennen hebben gegeven dat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op op de beveiligde servers worden opgeslagen.
Om onze dienstverlening te optimaliseren maken we gebruik van klantmanagement tools. In deze tools worden uw contactgegevens en de inhoud van al onze contacten opgeslagen. Hierdoor weten we, als u contact opneemt, bijvoorbeeld precies wat de vorige keer met u is afgesproken.
5. HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens blijven binnen PONTES beschikbaar tot 1 jaar na afronding van het contract, de opdracht of het traject. Daarna worden alle gegevens verwijderd/vernietigd.
Digitale WO gegevens blijven te allen tijde op de server van de beveiligde server, en zullen nooit worden opgeslagen op andere digitale plaatsen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Geprinte rapporten worden enkel verstrekt aan betrokken bewerkers van PONTES en de betrokkene zelf. De rapporten worden bij PONTES ingeleverd en vernietigd zodra geprinte rapporten hun doel hebben gediend.
Via het contactformulier op onze website kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze hebben wij nodig om contact met u te kunnen onderhouden. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie en zes maanden daarna. Zo kunnen we bij vervolgvragen de informatie er makkelijk bij pakken. Ook kunnen we zo ons personeel trainen om klantenservice te verbeteren.
6. INZAGERECHT
U kunt ten allen tijde een verzoek indienen tot inzage in uw persoonsgegevens. Dit houdt in: persoonsgegevens die PONTES ten aanzien van u verwerkt met volledig overzicht en omschrijving van doeleinden en herkomst van de gegevens. U heeft tevens de mogelijkheid om aan ons te vragen deze persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te laten wijzigen en/of verwijderen. Wij zullen binnen 4 weken schriftelijk of per elektronisch post antwoord geven op dergelijke verzoeken.
7. SOCIAL MEDIA PLATFORMS, HYPERLINKS EN INGESLOTEN CONTENT van andere websites
U heeft de mogelijkheid om deel te nemen aan de blogs en andere social media platforms die de PONTES aanbiedt. Het voornaamste doel van deze platforms is om u de mogelijkheid te bieden om content te delen. Wij kunnen echter niet verantwoordelijk gehouden worden wanneer persoonlijke informatie die u op deze platforms deelt, gebruikt, misbruikt of anderszins toegeëigend wordt door een andere gebruiker.
Wij bieden ook links aan naar andere (social) media platforms die beheerd worden op servers buiten PONTES door personen of organisaties waarover wij geen zeggenschap hebben. PONTES is niet verantwoordelijk en biedt geen garanties voor de nauwkeurigheid of enig ander aspect van de informatie die op deze servers staat. Een link naar de website van een derde partij kan niet beschouwd worden als een goedkeuring van ons of de derde partij van de producten en/of diensten van de ander. PONTES is niet verantwoordelijk en biedt geen garanties voor de opslag en gebruik van persoonsgegevens op servers van derde partijen. We raden aan de privacy policy op de website van elke derde partij waarnaar vanaf onze sites gelinkt wordt, te bekijken hoe ze met uw persoonlijke gegevens omgaan.
8. CONTACTGEGEVENS
Pontes International, Baronielaan 4, 4818 RA, Breda
Telefoonnummer: 076-5151811
Bereikbaarheid: op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur
E-mail: office@pontesgroup.com
PONTES behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in haar Privacy Statement. Het verdient aanbeveling om deze Privacy Statement af en toe te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.
